La saisie de données constitue une activité incontournable pour le bon fonctionnement des services aussi bien dans les grandes entreprises que les PME. Qu’il s’agisse de données en comptabilité, des informations sur les clients, des comptes-rendus de réunions… la saisie des données est indispensable pour archiver et stocker en toute sécurité ces informations utiles en entreprise. Il faut toutefois savoir que cette mission est très chronophage. Ainsi, bon nombre de sociétés choisissent de la délocaliser auprès de prestataires spécialisés. Mais quels sont précisément les avantages de la saisie délocalisée ? Les éléments de réponses à travers ce billet.
La saisie de données délocalisée pour des prestations de qualité
Les entreprises de toute taille ont l’obligation légale de conserver les documents et les données utilisées dans le cadre de leurs activités. Avec le développement de la transformation digitale, de plus en plus de sociétés optent pour la numérisation de leurs données afin de limiter les risques de pertes d’informations et d’optimiser la gestion des espaces de stockage.
La saisie des données informatiques requiert toutefois de la rigueur et surtout des compétences spécifiques selon la nature des documents à saisir de manière à éviter les erreurs lors de leur traitement. De ce fait, il est plus judicieux de recourir à la saisie délocalisée afin de profiter de prestations de qualité. En effet, les opérateurs de saisie offshore disposent des qualifications nécessaires pour traiter un volume important de données en respectant les consignes du client.
Un gain de temps et un avantage économique non négligeables
Comme dans tout projet d’externalisation, l’avantage de la saisie délocalisée repose dans une logique de réduction des dépenses. Effectivement, le traitement des documents en interne nécessite de recruter des collaborateurs qualifiés, ce qui constitue un budget important pour la formation, les charges salariales, les congés, etc.
Par ailleurs, l’acquisition des locaux et des matériels indispensables à la mise en place d’un service consacré à la saisie informatique peut également être onéreuse. En choisissant d’externaliser la saisie de données vers un prestataire qualifié, l’entreprise commanditaire pourra se libérer des charges liées à l’embauche de nouveaux salariés. En outre, cela lui permet de réduire la surcharge de travail de ses employés pour que ces derniers puissent se consacrer à leur cœur de métier.
Pour une bonne sécurisation des données
Confier le traitement de la saisie des données à un prestataire externe est également une solution pour protéger les informations sensibles de l’entreprise. En effet, l’opérateur spécialisé en saisie délocalisée préserve les données comme les factures, les coupons, les chèques, les déclarations fiscales, les résultats de sondages… dans un même endroit pour pouvoir faciliter l’accès.
Toutefois, lors de la sélection du prestataire, la société cliente doit faire attention de s’assurer que celui-ci dispose des outils techniques et d’un système de sécurité performant pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations concernant l’entreprise. D’ailleurs, outre le gage de qualité des services, le prestataire en saisie de données doit garantir la confidentialité et la sécurité des données qu’il traite.
Une prestation sur mesure selon les besoins de l’entreprise
La saisie de données est une mission qui touche des services variés au sein de l’entreprise cliente. Comme déjà évoquée plus haut, elle peut concerner le traitement de documents comptables, administratifs, juridiques ou encore commerciaux. Dans cette mesure, l’opérateur de saisie doit être polyvalent et donc à même de traiter les chiffres comme les textes.
Son rôle est de s’assurer que les informations soient bien valides et de procéder à leur correction en cas d’erreur avant leur numérisation. Selon les besoins de la société donneuse d’ordre et les consignes établies dans le cahier des charges, le prestataire en saisie de donnée peut également effectuer l’indexation, l’archivage et le classement des différentes données traités.
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