À notre époque, le numérique et l’internet prennent de plus en plus de place dans le milieu professionnel. En ce sens, les entreprises et les organisations se sont adaptées au changement en pratiquant la dématérialisation des documents. Des factures aux devis en passant par les documents comptables, tous les documents physiques de la structure passent par la transformation digitale. La question étant : « qu’est-ce que l’entreprise ou l’organisation gagne et perd en passant du format papier au format numérique ? ». Pour le savoir, découvrez quels sont les enjeux et les risques de dématérialisation des documents.
Quels sont les différents enjeux de la dématérialisation des documents ?
La numérisation de documents entraîne de nombreux changements au sein d’une entreprise en termes de gestion documentaire. Mais ce n’est pas le seul changement apporté par le passage aux documents électroniques, comprenez qu’il y a aussi une transformation au niveau des échanges de documents et des processus métiers.
La centralisation des documents de l’entreprise
L’un des problèmes récurrents des documents papier est le manque d’organisation. En effet, les papiers se perdent facilement au milieu d’un tas de paperasses. Vous pouvez perdre un temps précieux à chercher un document en particulier. De plus, le papier est périssable, et ce, par bien des manières comme la dégradation par l’humidité. Pour éviter la perte de données et réaliser un gain de temps, procédez à la centralisation des informations de l’entreprise via un projet de dématérialisation des documents. Plus besoin d’aller chercher loin, le stockage et l’archivage numérique (SAE) permet d’avoir tous les documents en un seul lieu. Quelques clics suffisent pour obtenir le document dématérialisé dont vous avez besoin comme un devis, un bulletin de paie, des bons de commande, etc.
L’optimisation de la gestion de l’information
Centraliser les documents c’est une chose, mais en assurer la bonne gestion c’est une autre. Les documents papier sont également centralisés dans un entrepôt de stockage d’archives. Aussi, pourquoi le stockage numérique est-il meilleur ? La réponse est simple, le stockage électronique permet une meilleure gestion des documents. Avec une solution de gestion électronique des documents ou GED, un seul administrateur peut gérer tout le flux documentaire de l’entreprise. Et pour cause, le GED assure une meilleure gestion de l’information en offrant rapidité et efficacité. Les tâches habituelles deviennent moins chronophages grâce à des outils d’automatisation du traitement des informations. Ainsi, le workflow documentaire devient facile à gérer, peu importe son volume.
La sécurisation des données sensibles
À une époque où la concurrence est rude entre les entreprises, la protection des informations est un enjeu majeur pour toutes les structures. Pour assurer la sécurité des données sensibles et des données confidentielles, la dématérialisation des documents est recommandée. En utilisant des solutions logicielles de gestion documentaire, vous disposez de plusieurs mesures de sécurité. Vous avez la possibilité de limiter l’accès aux documents dématérialisés et de mettre en place un protocole d’authentification pour le personnel autorisé. De plus, vous disposez d’un outil permettant de surveiller et de contrôler en temps réel le flux de documents du réseau d’entreprise. Vous savez exactement qui consulte quel document et à quel moment il le fait.
La simplification de l’accès, le partage et la diffusion de documents
Les gains de productivité sont un enjeu majeur pour outes les entreprises, pour une PME ou un grand groupe, quel que soit leur secteur d’activité. Pour ce faire, il est primordial d’optimiser les échanges entre les collaborateurs. L’informatisation ou dématérialisation des documents est en accord avec cette optique. La centralisation et l’utilisation d’outils de GED permettent de faciliter le partage de données dématérialisées dans les entreprises et les établissements publics. Plus besoin de passer par tel ou tel protocole pour accéder aux documents. Tout est disponible dans un coffre-fort numérique que vous pouvez ouvrir avec votre identifiant et mot de passe d’utilisateur. Avec l’internet, il est même possible d’accéder aux documents depuis d’autres sites de travail en toute sécurité.
La réduction des coûts d’impression
Les documents papier représentent un coût considérable pour une entreprise en termes d’impression. En effet, les documents imprimés requièrent des consommables d’impression comme les ramettes de papier et les cartouches d’encre. Plus l’entreprise effectue un volume d’impression conséquent, plus le coût des documents physiques augmente. Pour réduire les dépenses liées à l’impression et faire des économies, la dématérialisation des documents est à privilégier. En optant pour des documents électroniques, vous évitez le gaspillage des fournitures de bureau. De plus, les documents dématérialisés comme les factures électroniques possèdent la même valeur juridique que la version papier. Ainsi, les factures clients et factures fournisseurs en fichier numérique sont légales.
La réduction de l’impact écologique
Outre la digitalisation, le XXIe siècle est aussi l’époque de la prise de conscience sur l’impact environnemental. De nombreux secteurs sont déjà sujets à des mesures à l’encontre de la pollution sous toutes ses formes. C’est notamment le cas du secteur automobile qui adopte peu à peu la production de véhicules à énergies vertes. La dématérialisation des documents s’inscrit également dans cet enjeu écologique. Les documents numérisés permettent de réduire, voire même de supprimer l’empreinte carbone avec le « zéro papier ». La numérisation permet de sensibiliser les administrations et les collectivités territoriales à faire une impression éco-responsable. Aussi, soyez à l’avant-garde du progrès en procédant à la dématérialisation des flux documentaires de votre entreprise.
Quels sont les différents risques de la dématérialisation des documents ?
Que ce soit une entreprise privée ou un établissement public, les risques de la dématérialisation des documents sont les mêmes. Les risques sont principalement au niveau de la sécurité des documents confidentiels. Certes, la numérisation renforce la protection des données, mais ne garantit pas entièrement sa sécurité. On cite notamment l’utilisation d’internet qui représente un risque d’intrusion de logiciels malveillants comme les virus et les logiciels-espions. La mise en place d’un système d’information sécurisé est donc une nécessité pour écarter toutes les menaces de cyberattaques. La politique de sécurité doit prendre en compte plusieurs mesures de sécurité en accord avec les recommandations de la RGPD. À cela s’ajoute l’investissement conséquent en matériel et formation aux processus métiers.
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